home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / genldger / manual < prev   
Text File  |  1985-11-01  |  29KB  |  1,160 lines
  1.      
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                        PC - GENERAL LEDGER     
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                       USER SUPPORTED SOFTWARE
  12.  
  13.  
  14.  
  15. This program is being distributed under the `FREEWARE' concept
  16. developed by Andrew Fluegelman. The idea is that an individual
  17. or a company using a program and finding it of value will
  18. compensate the author by voluntarily sending him a nominal fee.
  19.  
  20. You are encouraged to copy this program and give it to others
  21. who may have a use for it. The only restriction is that you do
  22. not change any of the code and that you do not charge anything
  23. for the programs.
  24.  
  25. If you are using this program and find that it has value, your
  26. contribution of $50 would be appreciated.
  27.  
  28. Upon receipt of your contribution, you will be become a
  29. registered owner of PC - GENERAL LEDGER. This will entitle you
  30. to a copy of the most recent manual, telephone support, and all
  31. updates and enhancements as they become available.
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.                            Gerry Fricke
  52.                          CHARTER SOFTWARE
  53.                             P.O. Box 70
  54.                        Monticello, IL 61856
  55.                            217-762-7143
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.                       PC - GENERAL LEDGER
  76.  
  77.  
  78.  
  79.                        TABLE OF CONTENTS
  80.  
  81.  
  82.                                                       Page
  83.  
  84. Getting Started                                         1
  85.  
  86. Initialization                                          2
  87.  
  88. Introduction                                            3
  89.  
  90. Summary                                                 4
  91.  
  92. Data Entry                                              5
  93.  
  94. Chart of Accounts                                       6
  95.   Add new account                                       6
  96.   Delete account                                        7
  97.   Change account name                                   7
  98.   Print chart of accounts                               7
  99.  
  100. Enter Transactions                                      8
  101.   Cash receipts                                         9
  102.   Check stubs                                          11
  103.   Journal entries                                      11
  104.  
  105. Write Checks                                           12
  106.  
  107. Transaction Register Printouts                         13
  108.  
  109. Trial Balance Print-out                                14
  110.  
  111. Financial Statements                                   15
  112.  
  113. Month or Year End Close                                15
  114.  
  115. Maintenance                                            16  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                                                           Page 1
  138.  
  139.  
  140.                         GETTING STARTED
  141.  
  142.  
  143. PC - GENERAL LEDGER requires either two double sided floppy
  144. disks or a hard disk system. It will run under either DOS 1.1,
  145. DOS 2.0 or DOS 2.1. The programs will run on the Compaq and
  146. other IBM compatible computers. If you are using a floppy
  147. system the programs are on drive A and the data disk is put in
  148. drive B. The disk for drive B should not have DOS on it so that
  149. maximum space is available.
  150.  
  151. The first thing to do is to format a disk and put your operating
  152. system on it. Then, transfer everything on the disk you received
  153. to the working disk that you created. The following files and
  154. programs are necessary to make PC - GENERAL LEDGER function
  155. properly and must be on the `A' disk or the hard drive.
  156.  
  157.                      GLCTRL.FIL
  158.                      GLMENU.EXE
  159.                      GLCHART.EXE
  160.                      GLENTRY.EXE
  161.                      GLCHECKS.EXE
  162.                      GLTRIAL.EXE
  163.                      GLSTATE.EXE
  164.  
  165.  
  166. During the initialization part of the program, the proper files
  167. for the `B' drive are created automatically.
  168.  
  169. Put the disk you received in a safe place in case that something
  170. happens to your working disk and you have to start over.
  171.  
  172. If the disk you received has someone else's general ledger data
  173. already on it, the initialization will remove the data and reset
  174. the files properly.
  175.  
  176. In order to start the program type `GLMENU' at the DOS prompt.
  177. The first thing that you will need to do is to enter the date.
  178.  
  179. All dates are entered as 6 digits such as 060484. The computer
  180. will automatically format it to read 06-04-84.
  181.  
  182. After you have entered the date, the main menu appears:
  183.  
  184.  
  185.               1 = Enter TRANSACTIONS or WRITE CHECKS
  186.               2 = Update or Print CHART of Accounts
  187.               3 = Print TRIAL BALANCE
  188.               4 = Print TRANSACTION Registers
  189.               5 = Print FINANCIAL Statements
  190.               6 = Month or Year End CLOSE
  191.               7 = DATE Change
  192.               8 = MAINTENANCE or INITIALIZATION
  193.               9 = END of Session
  194.  
  195. Choose option 8 from this menu.
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.                                                         Page 2
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                         INITIALIZATION
  206.  
  207.  
  208.  
  209. The first thing that you will be asked to do is to type in the
  210. name that you want printed on the various reports.
  211.  
  212. After that, you have to tailor the programs to your hardware
  213. system. The next menu looks like this:
  214.  
  215.  
  216.                  MONITOR SELECTION:
  217.                    1 = IBM Monochrome
  218.                    2 = OTHER Monochrome
  219.                    3 = COMPOSITE Color
  220.                    4 = RGB Color
  221.                    5 = Compaq
  222.  
  223.                  DRIVE SELECTION:
  224.                    6 = 320K Floppy disks
  225.                    7 = 360K Floppy disks
  226.                    8 = HARD Drive
  227.  
  228.                    9 = INTITIALIZATION
  229.                   10 = MAIN MENU
  230.  
  231. You will now need to choose which monitor you are using and
  232. which drive system. After making the selections, select option 9
  233. to finish the initialization process. This final process sets up
  234. the necessary accounts and zeros all of the files so that PC -
  235. GENERAL LEDGER will function properly.
  236.  
  237. If you have a floppy disk system you will need to have a
  238. formatted disk (without a system on it) ready for drive B.
  239.  
  240. The procedure is very simple and the instructions on the screen
  241. will take you through the necessary steps. You will only need to
  242. identify which account number and name will be used for the
  243. account that you make your cash deposits to and the account
  244. number and name which you write checks on. They can be either
  245. the same account or different ones.
  246.  
  247. After the initialization is complete, you will be taken back to
  248. the main menu and you are ready to use PC - GENERAL LEDGER.
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.                                                        Page 3
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                          INTRODUCTION
  272.  
  273.  
  274.  
  275. This program was written by a financial executive with over 25
  276. years of experience in all areas of accounting, finance, taxes,
  277. and general management. The program has all of the controls
  278. necessary to make sure that everything is kept in balance and
  279. that a complete audit trail always exists.
  280.  
  281. This manual and the programs assume that you have a working
  282. knowledge of bookeeping, know the difference between debits and
  283. credits and know how to prepare and post entries.
  284.  
  285. Charter Software's PC - GENERAL LEDGER is easy to use and we
  286. have done our best to see that you can't get into trouble.
  287. However, we can't detect typing errors such as `10.00' when you
  288. mean `100.00' or `espense' when you mean `expense'.
  289.  
  290. The programs do provide two important safeguards:
  291.  
  292.      1. All entries must balance. You will not be able to post
  293.         an entry that does not.
  294.  
  295.      2. There is a complete audit trail. Amounts cannot be
  296.         posted to the general ledger until the details have been
  297.         printed out to the printer.
  298.  
  299. The general ledger system consist of seven working segments:
  300.  
  301.  
  302. CHART OF ACCOUNTS
  303. This enables you to add new accounts to the general ledger and
  304. change the name of an existing account or delete an account.
  305.  
  306.  
  307. ENTER TRANSACTIONS
  308. This is the main part of the general ledger package. You can
  309. make entries into the cash receipts journal or the general
  310. journal. You can either print checks on the printer or post
  311. check stubs to the check register.
  312.  
  313.  
  314. PRINT RE